7 stappen voor een succesvolle HR transformatie
Het coronavirus biedt veel organisaties een blik in een toekomstige wereld. Een wereld waarin organisaties zich genoodzaakt zagen om zich van het ene op het andere moment digitaal te transformeren. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, gaan digitale (HR) transformaties binnen organisaties minder over technologie en meer over mensen.
Volgens Mckinsey behalen 70% van de digitale transformaties niet de beoogde resultaten. Hieruit kunnen we opmaken dat er meer komt kijken bij een digitale transformatie dan alleen de selectie en implementatie van innovatieve technologieën.
Met innovatieve technologieën kan HR processen efficiënter, effectiever en objectiever inrichten, waardoor HR meer invloed kan uitoefenen op de business. Echter, zijn wij er bij Unfurl van overtuigd dat deze technologieën niet los kunnen staan van de organisatie en haar mensen. Daar bedoelen wij mee dat er een verbinding moet zijn tussen de technologie en de medewerkers, en dat deze verbinding ook van toegevoegde waarde is voor de organisatie. In de praktijk zien wij helaas nog vaak terug dat deze verbinding ontbreekt. Zo horen of zien wij de volgende zaken vaak terug:
De HR-technologie sluit niet aan op de behoefte van de medewerkers. Ook zien medewerkers vaak niet de toegevoegde waarde van HR-technologie in, waardoor de tool nauwelijks wordt gebruikt.
De HR-technologie sluit niet aan op de wensen en verwachtingen van de organisatie, waardoor de tool niet de gewenste toegevoegde waarde realiseert.
Er is vooraf geen digitale HR-strategie uitgedacht, met als gevolg dat verschillende losse tools niet met elkaar in verbinding staan. Het resultaat hiervan is dat de gewenste objectieve analyses ontbreken.
Op basis van onze ervaring, delen wij graag een aantal stappen die van belang zijn bij een digitale HR transformatie. Door deze stappen te volgen wordt het voor uw organisatie mogelijk om een complementaire relatie te realiseren tussen innovatieve technologieën en uw medewerkers, die van toegevoegde waarde is voor de business. Dit zal de succesformule vormen binnen het ‘nieuwe normaal’.
1. Brainstormen
Organisaties kunnen een goed begin maken door zichzelf een paar basisvragen te stellen. Deze vragen kun je vergelijken met het maken van een paklijst. Voordat je aan een grote reis begint, is het belangrijk om goed te inventariseren wat de vereiste zijn voor een succesvol vertrek. Een digitale transformatie is een grote reis voor de gehele organisatie. Daarbij is het dus belangrijk om bij alle stakeholders te inventariseren hoe zij tegen de aanstaande reis aankijken. De volgende vragen kunnen hierbij van toegevoegde waarde zijn:
Waarom moeten we transformeren?
Hoe ziet een succesvolle transformatie er voor ons uit?
Beschikken we over de juiste vaardigheden en middelen?
Zijn we ons bewust van de uitdagingen?
Is de organisatie klaar voor de veranderingen?
2. Focus op mindset & cultuur
Digitale transformatie gaat dus niet zo zeer over technologie maar meer over mensen. Het begint allemaal bij de individuele mindset van het management en de workforce. Bij voorkeur een growth mindset, waarmee individuen de kansen voor verandering en innovatie, die een digitale transformatie met zich meebrengt, omarmen. Vanuit deze individuele mindset kun je als organisatie bouwen aan je bedrijfscultuur. De digitale wereld van vandaag de dag vereist een bedrijfscultuur die openstaat voor een constante aanpassing en hier actief mee aan de slag gaat. Mocht deze cultuur nog niet aanwezig zijn binnen uw organisatie, is het belangrijk om hier eerst in te investeren. Een digitale transformatie zal alleen succesvol zijn als uw medewerkers open staan voor de kansen die het met zich brengt en bereid zijn om hier actief mee aan de slag te gaan. Dat is nodig omdat een digitale transformatie om een andere manier van werken vraagt. Het vraagt om een gedragsverandering. En een gedragsverandering kan alleen worden gerealiseerd als iemand gemotiveerd is om deze uitdaging aan te gaan.
3. Focus op de workforce
Een digitale transformatie kan leiden tot een verschuiving van benodigde vaardigheden. Het gebruik van meer technologie is alleen effectief als je deze technologie combineert met de juiste menselijke vaardigheden. Hier ligt een uitdaging voor HR om te inventariseren welke vaardigheden cruciaal zijn voor de organisatie van de toekomst en te inventariseren welke vaardigheden de workforce momenteel heeft. Vanuit deze inventarisatie kan HR concluderen of er een kloof is tussen de actuele en vereiste vaardigheden. Het lijkt mogelijk contra-intuïtief te midden van een wereldwijde crisis, maar dit is hét moment voor bedrijven om hun leer budgetten te verhogen en in te zetten op scholing, zodat de vaardigheden en rollen van medewerkers aansluiten op het ‘nieuwe normaal’.
4. Ontwikkel een digitale strategie voor HR
De digitale revolutie verandert de rol van HR. Dit omvat een verdieping en verbreding van de samenwerking tussen HR en andere bedrijfstakken, en een grotere focus op het stimuleren van de organisatiedoelstellingen door het strategisch gebruik van technologie. Het ontwikkelen van een digitale HR-strategie begint door dieper in te gaan op bedrijfsprioriteiten en door vast te stellen in welke mate de huidige systemen en processen de organisatie op dit moment ondersteunen. Hiermee kan HR vaststellen in hoeverre deze systemen en processen aansluiten bij het versterken van de doelstellingen van de organisatie. Om een effectieve digitale strategie op te bouwen en met succes deel te nemen aan de nieuwe digitale economie, kan HR:
Een switch in mindset maken
HR zou moet gaan inzien dat zij niet alleen een dienende functie behoren te bekleden binnen de organisatie, maar dat zij als een strategisch partner kunnen functioneren. Een strategisch partner op het gebied van alle menselijke aspecten binnen de organisatie, die ervoor zorgt dat het maximale uit het menselijke kapitaal wordt gehaald. Met het gevolg dat de business floreert.Objectief werken
Vaak hangt er nog een oordeel over HR dat zij subjectief te werk gaan. HR kan dit oordeel zelf veranderen door onderzoeksgericht te werk te gaan. HR dient te analyseren in welke mate haar eigen werkwijze bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen, om vervolgens processen te verbeteren en waar mogelijk van een technologische upgrade te voorzien.Toegevoegde waarde van technologie inzien
HR kan efficiënter en effectiever werken door het gebruik van technologie. Met de tijd die hiermee vrijkomt, kan HR bekijken hoe zij het maximale uit het menselijke kapitaal kunnen halen. Wederom is technologie een effectief hulpmiddel, waarmee het menselijke kapitaal optimaal tot zijn recht kan komen. Uiteindelijk kan HR al deze technologieën gebruiken voor dataverzameling, waarmee ze analyses kunnen generen en als een betrouwbaar strategisch partner kunnen fungeren. Hiermee kan HR besluiten nemen en interventies toepassen op basis van data, in plaats van subjectieve beoordelingen.
Bovenstaande punten kunnen HR helpen om een raamwerk te bouwen voor het ontwikkelen van een digitale strategie voor veranderingsinitiatieven en om de transitie van HR te realiseren binnen de organisatie.
5. Sweet spots voor digitaal succes
De basisaanpak voor het bouwen van een digitale strategie voor HR, is sterk gericht op investeringen in nieuwe technologieën. Technologieën die oude processen vervangen door een digitale uitvoering en die helpen om de HR-functie te optimaliseren. Nu is het belangrijk om strategisch na te denken over de eerste investeringen voor een digitale transformatie. Zeker in het begin, is het belangrijk om succes te oogsten waarmee de bereidheid om te veranderen vergroot wordt binnen de gehele organisatie. Om de sweet spots voor digitaal succes te vinden, kan HR zich richten op de volgende punten:
Organisatiedoelstellingen
Bekijk wat de organisatie op de korte en lange termijn wilt bereiken. Houdt daarbij rekening met de meest actuele ontwikkelingen. Bepaal vervolgens hoe HR kan bijdragen om deze doelstellingen te realiseren.
Bijdrage HR
Bekijk welke HR processen nu niet optimaal verlopen en voor verbetering in aanmerking komen. Beraad vervolgens hoe HR-technologie deze processen efficiënter en effectiever kan inrichten.
Werknemerservaring
Bij het herinrichten van processen is het belangrijk om de werknemerservaring niet te vergeten. Ga daarom van te voren het gesprek aan met uw medewerkers. Inventariseer waar zij behoefte aan hebben en hoe zij tegen de mogelijke verandering aankijken.
Prioriteiten stellen
Bundel nu alle inventarisaties tezamen en stel prioriteiten op. Hierbij kan het waardevol zijn om alle mogelijke veranderingen af te wegen in een prioriteitenmatrix. Laag hangend fruit is een interessant cluster. Mogelijke veranderingen met een hoge toegevoegde waarde en een lage investering zijn het meest welkom om de transformatie mee van start te gaan.
Doelen stellen:
Indien een prioriteit is vastgesteld, is het waardevol om vooraf doelen op te stellen. Hiermee kan de vooruitgang worden gemonitord en aanpassingen kunnen worden doorgevoerd indien nodig.
6. HR-technologie selectie
Als u onbekend bent in de wereld van HR-technologie, kunt u mogelijk schrikken van het aanbod. Alleen al op de Nederlandse markt zijn er meer dan 300 aanbieders. Vanuit dit enorme aanbod bent u zoekende naar de tool die het beste aansluit bij uw specifieke doelstellingen, de situatie van uw organisatie, en die positief wordt ontvangen door uw medewerkers. Om u daarmee op weg te helpen, adviseren wij om de volgende stappen te doorlopen:
Stap 1: Laat u leiden door uw doel
Als u het onderdeel ‘Sweet spots voor digitaal succes’ heeft doorlopen, beschikt u over een prioriteit met daaraan gekoppelde doelen. Deze vormen de basis voor een succesvolle selectie. Ons belangrijkste advies bij de selectie van HR-technologie is dan ook om ten alle tijden deze doelen voor ogen te houden. ‘Wat is het belangrijkste doel waarvoor u de technologie gaat inzetten?’ Uw doel bepaalt namelijk wat u van een tool moet verwachten. En bij deze verwachting moet u de volgende vraag in gedachten houden: ‘‘levert deze technologie ons de resultaten op die ik voor ogen heb?’’. Deze vraag is het hardste selectiecriteria. Mogelijke andere (functionele) eisen en specificaties zijn relevant voor een later moment. Laat u niet verleiden door een tool die allemaal prachtige functionaliteiten bevat, maar in de kern niet doet waarvoor de tooling initieel bedoeld is.
Stap 2: Tools vergelijken
Aan de hand van uw doelstelling(en) en vastgestelde selectiecriteria kunt u potentiële tools met elkaar vergelijken. HR Tech Review biedt een betrouwbaar overzicht van aanbieders die op de Nederlandse markt actief zijn. Vanuit dit overzicht kunt u een lijst opstellen met potentiële tools die voldoen aan uw doelstelling(en) en selectiecriteria.
Stap 3: Demo of trial
Alhoewel er voor elk deelgebied van HR tientallen tools beschikbaar zijn, zult u ervaren dat er slechts 1-3 oplossingen aansluiten bij uw doelstelling(en) en selectiecriteria. Van deze selecte groep van potentiële tools, is het waardevol om te ervaren hoe deze functioneren. Daarom is het belangrijk om een demo op te vragen of een trial te starten. Op deze manier krijgt u de meeste feeling en het beste inzicht van de tool.
Stap 4: Keuze maken
Op basis van uw ervaringen en de mogelijke functionaliteiten, kiest u de voor uw organisatie meest geschikte tooling.
7. HR-technologie implementatie
Mocht de juiste technologie in huis zijn, kan het voorkomen dat deze niet wordt gedragen door de organisatie en haar medewerkers. Als gevolg daarvan wordt de technologie aan de kant geschoven, omdat de beoogde resultaten niet gehaald zijn. De resterende vraag blijft: ‘‘Lag het aan de technologie of aan de medewerkers dat het beoogde resultaat niet behaald is?’’. Je kunt vrijwel elke technologie aanschaffen, maar het vermogen om je aan te passen aan een meer digitale toekomst hangt af van het toekomstbestendig maken van je organisatie. Daarom is een allesomvattende implementatie van de tooling enorm belangrijk.
Op het eerste gezicht lijkt de implementatie van HR-technologie gemakkelijk. De tools verkondigen altijd ‘plug and play’ te zijn en de toepassing ervan is geheel gebruiksvriendelijk. Toch zien wij vaak dat de praktijk weerbarstiger is en dat de technologie niet optimaal gebruikt wordt door een gebrekkige implementatie. Om dit te voorkomen, gebruiken wij bij Unfurl altijd het 4-P model:
Proces
Door de inzet van tooling verandert het betreffende proces. Daarom is het belangrijk om het betreffende proces af te stemmen op de implementatie van de tooling. Om dit realiseren is het waardevol om eerst een duidelijk beeld te hebben van hoe het huidige proces eruit ziet. Op basis daarvan ga je het proces opnieuw richten, zodat het voldoet aan alle vereiste van de tooling.
People
Vervolgens is het cruciaal om de focus te leggen op de medewerkers. Uiteindelijk zijn zij degene die de tool moeten gebruiken. Daarom is het belangrijk om hen vanaf het begin mee te nemen, ze actief te ondersteunen en hen te trainen in het gebruik van de tooling.
Product
Maak de keuze tussen een ‘phased roll-out approach’ of een ‘all out roll-out approach’. Op basis van onze ervaring adviseren wij om ‘lean’ (ontwerp, test en evalueer) te werk te gaan. Gebruik eerst een testgroep waarmee je met de implementatie van start gaat. Hierdoor kun je verbeterpunten signaleren, voordat je de gehele organisatie betrekt bij de nieuwe tool.
Progression
Om het gewenste resultaat te behalen is het belangrijk om kritisch te kijken naar het implementatieproces. Hierbij is het waardevol om continue te monitoren, te evalueren en op basis daarvan verbeteringen door te voeren.
Het coronavirus brengt HR in de spotlight
Het coronavirus biedt veel organisaties een blik in een toekomstige wereld. Een wereld waarin organisaties zich genoodzaakt zagen om zich van het ene op het andere moment digitaal te transformeren. Digitale transformaties gaan dus niet zo zeer over technologie, maar meer over mensen. Mede hierdoor, gaat de rol van HR veranderen. HR kan met innovatieve technologieën processen efficiënter, effectiever en objectiever inrichten, waardoor HR meer invloed kan uitoefenen op de business. Echter kan HR dit alleen succesvol bereiken, als zij eerst actief aan de slag gaan met het toekomstbestendig maken van de gehele organisatie.
Are you ready to Unfurl?
In deze blog hebben wij een aantal stappen met jullie gedeeld die van belang zijn bij een digitale HR transformatie. Door deze stappen te volgen wordt het voor uw organisatie mogelijk om een complementaire relatie te realiseren tussen innovatieve technologieën en uw medewerkers, die van toegevoegde waarde is voor de business. Dit zal de succesformule vormen binnen het ‘nieuwe normaal’. Roepen deze stappen vragen bij u op? Deel dit dan vooral met ons. Wij doen graag een (digitaal) kopje koffie met u.